Polityka Prywatności

Ostatnia aktualizacja: 30 października 2026 r.

Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy, gdy korzystasz ze strony ksbraid.com, rezerwujesz wizytę, płacisz zadatek, kontaktujesz się z nami lub zgadzasz się na publikację zdjęć fryzury. Przetwarzamy dane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz polskimi przepisami.

1. Administrator danych

KSBraid - Kseniia Poddubna
NIP: 5833478610, ul. Rogalińska 23A/9, 80-809 Gdańsk, Polska
Strona internetowa: https://ksbraid.com
E-mail: [email protected]
Telefon: +48 730 055 947

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych napisz na [email protected].

2. Jakie dane przetwarzamy

Dane z formularza rezerwacji: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, login lub kontakt w komunikatorze (Instagram, Facebook, Telegram, WhatsApp, SMS), wybrany termin, język strony oraz złożone oświadczenia i zgody.
Dane wizyty i płatności: rodzaj usługi, cena, wysokość zadatku, status rezerwacji, identyfikator i status transakcji w systemie Tpay oraz informacje o zwrotach. Nie mamy dostępu do danych karty płatniczej ani do logowania do Twojego banku.
Oświadczenie o odstąpieniu od umowy: imię i nazwisko, adres e-mail, termin wizyty, treść wiadomości oraz data i godzina otrzymania oświadczenia.
Korespondencja: wiadomości e-mail, SMS, rozmowy telefoniczne i wiadomości w mediach społecznościowych dotyczące wizyty.
Notatki do obsługi: np. wybrany kolor i długość, uwagi do kolejnej wizyty, a także krótkie uwagi stylistki o stanie włosów i skóry głowy zauważonym przed usługą (pkt 3.5).
Informacja o nieobecności: że Klient nie przyszedł na wizytę bez uprzedzenia, oraz oznaczenie, że kolejne rezerwacje wymagają zadatku (pkt 3.10).
Zdjęcia i nagrania fryzury: wyłącznie wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę.
Dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, data i godzina odwiedzin oraz wynik automatycznej weryfikacji antyspamowej Cloudflare Turnstile.
Dane statystyczne: odwiedzone podstrony, adres strony, z której nastąpiło wejście, i parametry kampanii (UTM). Szczegóły znajdziesz w pkt 7.

Rezerwację dla osoby niepełnoletniej składa jej rodzic lub opiekun prawny. Podaje wtedy swoje dane kontaktowe i dane dziecka potrzebne do wizyty.

3. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania

3.1. Obsługa rezerwacji i wykonanie usługi

Zakres: Przyjęcie zgłoszenia, potwierdzenie terminu, wysłanie linku do zadatku, przypomnienia (w tym SMS na 24 godziny przed wizytą z linkiem do potwierdzenia lub odwołania), zmiany terminu, odwołanie wizyty, wykonanie usługi. Numer telefonu i treść wysłanych SMS w systemie wysyłki przechowujemy przez 90 dni.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy i wykonanie umowy.
Okres: Przez czas obsługi rezerwacji i wykonania usługi, a następnie przez okres z pkt 3.3. Jeżeli zgłoszenie nie doprowadziło do zawarcia umowy (termin nie został potwierdzony albo zadatek nie został wpłacony), usuwamy je po 3 miesiącach od planowanej daty wizyty.

3.2. Płatności online (zadatek)

Zakres: Przekazanie do Tpay danych potrzebnych do płatności: imię i nazwisko, e-mail, kwota i opis zamówienia; obsługa zwrotów.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay) przetwarza dane płatnicze jako odrębny administrator, na zasadach opisanych w swojej polityce prywatności.
Okres: Jak w pkt 3.4 (dokumentacja rozliczeń).

3.3. Reklamacje, odstąpienie od umowy oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Zakres: Rozpatrywanie reklamacji, przyjęcie i potwierdzenie oświadczenia o odstąpieniu od umowy, rozliczenie zwrotów, wyjaśnianie sporów (np. dotyczących zadatku lub jakości usługi).
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z ustawy o prawach konsumenta, w tym rozpatrzenie reklamacji i potwierdzenie odstąpienia) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes, czyli możliwość obrony przed roszczeniami i ich dochodzenia.
Okres: Do końca szóstego roku kalendarzowego po roku Twojej ostatniej wizyty — tyle wynosi ogólny termin przedawnienia roszczeń (art. 118 Kodeksu cywilnego). Jeżeli toczy się spór, przechowujemy dane do jego zakończenia.

Jeżeli powołasz się na nagłą chorobę lub inne zdarzenie losowe (pkt 7.10 Regulaminu), możemy poprosić o okazanie potwierdzenia do wglądu. Nie zachowujemy kopii takich dokumentów.

3.4. Rozliczenia, księgowość i podatki

Zakres: Ewidencja sprzedaży, paragony i faktury, dokumentacja wpłat i zwrotów.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
Okres: 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

3.5. Historia wizyt i notatki do obsługi

Zakres: Przygotowanie kolejnych wizyt: wcześniejsze usługi, wybrane kolory i długości, uwagi stylistki.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu ciągłości i jakości obsługi stałych klientów.
Okres: Dopóki korzystasz z naszych usług, a po ostatniej wizycie — do końca szóstego roku kalendarzowego po roku tej wizyty (pkt 3.3) albo do skutecznego wniesienia sprzeciwu. Po tym czasie dane wizyt są anonimizowane: usuwamy imię, nazwisko i dane kontaktowe, a zostają tylko kwoty i daty do statystyki.

Jeżeli przed usługą lub w jej trakcie stylistka zauważy stan, który może wpływać na bezpieczeństwo usługi (np. podrażnienie skóry głowy, osłabienie włosów, reakcję na materiał), może go krótko odnotować — bez diagnoz, tylko to, co widać. Robimy to, aby móc wykazać stan włosów i skóry głowy przed usługą w razie reklamacji lub sporu (art. 9 ust. 2 lit. f w zw. z art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz aby bezpiecznie dobrać kolejne usługi. Taką uwagę przechowujemy razem z historią wizyt, w okresie podanym wyżej. Jeżeli sam przekażesz nam informację o swoim zdrowiu (np. o alergii), zapiszemy ją tylko za Twoją wyraźną zgodą (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili wycofać.

3.6. Publikacja zdjęć i nagrań fryzury (portfolio)

Zakres: Wykonanie zdjęć lub nagrań gotowej fryzury i ich publikacja na stronie ksbraid.com oraz na naszych profilach (Instagram, Facebook, TikTok, YouTube).
Podstawa prawna: Twoja zgoda: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. W przypadku osoby niepełnoletniej zgodę wyraża rodzic lub opiekun prawny.
Okres: Do wycofania zgody. Po wycofaniu niezwłocznie usuwamy materiały ze strony i naszych profili. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem publikacji sprzed wycofania ani na Twoją rezerwację. Nie mamy wpływu na kopie udostępnione dalej przez inne osoby.

3.7. Bezpieczeństwo strony i ochrona formularza przed spamem

Zakres: Ochrona przed atakami i botami (Cloudflare, Cloudflare Turnstile w formularzach rezerwacji i odstąpienia od umowy), logi serwera, wykrywanie nadużyć.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa strony i rezerwacji.
Okres: W logach serwera zapisujemy skrócony adres IP (bez ostatniego fragmentu), który nie pozwala zidentyfikować odwiedzającego. Logi są automatycznie nadpisywane po osiągnięciu limitu rozmiaru.

3.8. Statystyki odwiedzin

Zakres: Liczenie odwiedzin i ocena, skąd trafiają do nas odwiedzający (pkt 7).
Podstawa prawna: Gdy zaakceptujesz pliki cookies: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej). Bez zgody: liczenie bez plików cookies na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz interes w podstawowej statystyce strony).
Okres: Identyfikator odwiedzającego przechowujemy do 25 miesięcy. Potem zastępujemy go losowym kodem, którego nie da się powiązać z przeglądarką, i usuwamy parametry z adresu strony, z której nastąpiło wejście. Tak zanonimizowane statystyki przechowujemy bezterminowo.

3.9. Korespondencja niezwiązana z rezerwacją

Zakres: Odpowiedzi na pytania przesłane e-mailem, SMS, telefonicznie lub przez komunikatory i media społecznościowe.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na wiadomości.
Okres: Do 12 miesięcy od zakończenia sprawy. Jeżeli korespondencja dotyczy rezerwacji, przechowujemy ją razem z danymi rezerwacji.

3.10. Nieobecność bez uprzedzenia i wymóg zadatku

Zakres: Odnotowanie, że Klient nie przyszedł na wizytę bez uprzedzenia, i oznaczenie, że przy kolejnych rezerwacjach wymagamy zadatku albo możemy odmówić rezerwacji (pkt 9.6 Regulaminu). Oznaczenie jest powiązane z numerem telefonu, adresem e-mail lub profilem w komunikatorze. Decyzję o kolejnej rezerwacji zawsze podejmuje człowiek.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz prawnie uzasadniony interes w ochronie przed rezerwowaniem terminów, które przepadają.
Okres: Razem z historią wizyt, w okresie podanym w pkt 3.5, albo do skutecznego wniesienia sprzeciwu.

4. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych. Dane otrzymują wyłącznie podmioty, które pomagają nam prowadzić stronę i obsługiwać wizyty, w zakresie potrzebnym do ich zadań:

OVHcloud zapewnia serwer VPS, na którym działa strona, system rezerwacji, baza danych i kalendarz wizyt stylistki (centrum danych w Polsce, w okolicach Warszawy), oraz wysyła wiadomości SMS z przypomnieniem o wizycie. Do wysyłki SMS przekazujemy numer telefonu komórkowego oraz treść wiadomości (termin wizyty i link do jej potwierdzenia lub odwołania). Kalendarz wizyt stylistka odczytuje bezpośrednio z naszego serwera — nie korzystamy z kalendarzy Google ani Apple;
Cloudflare, Inc. pośredniczy w ruchu do strony, chroni ją przed atakami, dostarcza weryfikację Cloudflare Turnstile oraz biblioteki ikon (cdnjs);
Resend, Inc. wysyła wiadomości e-mail dotyczące rezerwacji;
Telegram dostarcza administratorowi powiadomienia techniczne (np. o nieudanej płatności lub zwrocie). Zawierają one tylko numer rezerwacji, termin i opis problemu, bez imienia i nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu i danych płatniczych;
dostawcy powiadomień push (np. Apple, Google, Mozilla) doręczają powiadomienia na urządzenia administratora. Treść powiadomień jest szyfrowana i dostawcy nie mają do niej dostępu;
Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay) obsługuje płatności jako odrębny administrator;
podmioty prowadzące naszą księgowość, w zakresie dokumentów rozliczeniowych;
komunikatory i media społecznościowe — Meta (Instagram, Facebook, Messenger, WhatsApp), Telegram, TikTok, Google (YouTube) — obsługują wiadomości, które do nas wysyłasz przez te serwisy, a za Twoją zgodą — publikację zdjęć fryzury. Sam wybierasz kanał kontaktu, a serwisy te działają jako odrębni administratorzy, na podstawie własnych regulaminów i polityk prywatności. Wspólnie z Meta odpowiadamy za statystyki naszych profili na Facebooku i Instagramie (art. 26 RODO);
organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy prawa.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych lub może przetwarzać dane poza EOG:

Cloudflare, Inc. i Resend, Inc. (USA) uczestniczą w programie EU-U.S. Data Privacy Framework. Komisja Europejska uznała go za zapewniający odpowiedni stopień ochrony danych (decyzja z 10 lipca 2023 r.). Dodatkowym zabezpieczeniem są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję.
Telegram może przetwarzać dane poza EOG, w państwach, dla których Komisja nie wydała decyzji o odpowiednim stopniu ochrony. Dlatego przez Telegram nie przekazujemy danych pozwalających zidentyfikować Klienta — wyłącznie numer rezerwacji i opis problemu (pkt 4).
Komunikatory i media społecznościowe przetwarzają dane na własnych zasadach, opisanych w ich politykach prywatności.

Na prośbę przesłaną na [email protected] przekażemy informacje o zastosowanych zabezpieczeniach.

6. Twoje prawa

Masz prawo:

uzyskać dostęp do swoich danych i ich kopię;
żądać sprostowania nieprawidłowych danych;
żądać usunięcia danych, jeżeli nie musimy ich dalej przechowywać (np. na potrzeby rozliczeń lub obrony roszczeń);
żądać ograniczenia przetwarzania;
otrzymać dane, które od Ciebie otrzymaliśmy, w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (przenoszenie danych), jeżeli przetwarzamy je na podstawie umowy lub zgody;
wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (pkt 3.3, 3.5, 3.7, 3.8, 3.9, 3.10);
wycofać zgodę w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem;
wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z praw, napisz na [email protected]. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia, że wniosek składa osoba, której dane dotyczą.

7. Pliki cookies i statystyki

Niezbędne (bez zgody, art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej):

pliki cookies Cloudflare, które chronią stronę przed botami i atakami, oraz mechanizm Cloudflare Turnstile w formularzu rezerwacji;
zapis Twojej decyzji w sprawie cookies w pamięci przeglądarki (localStorage, klucz ksbraid_cookie_consent).

Statystyczne (tylko za Twoją zgodą): po kliknięciu „Akceptuję” w banerze zapisujemy w przeglądarce stały identyfikator odwiedzającego. Pozwala on odróżnić nowe odwiedziny od powrotów. Plik jest ważny do 12 miesięcy albo do wycofania zgody.

Bez zgody nie zapisujemy żadnego identyfikatora w przeglądarce. Odwiedziny liczymy na serwerze za pomocą skrótu (hash) adresu IP i danych przeglądarki, który zmienia się codziennie. Nie da się na jego podstawie powiązać odwiedzin z różnych dni.

Statystyki działają na naszym własnym serwerze. Nie korzystamy z Google Analytics, pikseli reklamowych ani innych zewnętrznych narzędzi śledzących i nie udostępniamy tych danych innym podmiotom.

8. Pozostałe informacje

Czy musisz podać dane? Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia, adresu e-mail, numeru telefonu i kontaktu nie możemy przyjąć rezerwacji ani się z Tobą skontaktować. Zgoda na zdjęcia i na statystyczne pliki cookies jest całkowicie dobrowolna i nie wpływa na rezerwację.
Automatyczne decyzje: nie podejmujemy decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy klientów. Weryfikacja Turnstile automatycznie odsiewa boty. Jeżeli mimo to nie możesz wysłać formularza, zadzwoń lub napisz do nas.
Bezpieczeństwo: połączenia ze stroną są szyfrowane (TLS), a dostęp do panelu administracyjnego i bazy danych mają wyłącznie upoważnione osoby.
Zmiany polityki: aktualną wersję publikujemy na tej stronie z datą ostatniej aktualizacji. O istotnych zmianach dotyczących trwających rezerwacji poinformujemy e-mailem.

Powrót na stronę główną